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山亭区人民政府办公室 2022年9月15日
【典型做法】
山城街道“三化”融合 加快庄里水库移民档案数字化建设
庄里水库工程移民档案建设工作涉及山城街道10个行政村、1.2万移民搬迁安置,山城街道立足实际、紧盯目标,持续加大水库移民档案管理工作投入,采用先进技术,坚持建设标准化、归档规范化、应用智能化的“三化”工作理念,加快庄里水库移民档案数字化建设,打造了具有“留有底”“能亮底”“凭老底”的庄里水库移民数字化档案。 |
领 导 批 示
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一、“标准化”建设“精益求精”。一是精准谋划“高站位”。作为山东省30多年来规划建设的唯一一座大型水库,库区移民档案是移民搬迁安置和扶持发展全过程的真实记录。本着对“国家负责、移民负责和历史负责”的原则,自工程开始之初,山城街道扎实有效开展移民档案收集整理工作。成立移民档案管理领导小组,由街道主要领导任组长,分管科级干部任副组长,有关部门及管区党总支书记、村党支部书记为成员。同时,组织专人到长江三峡学习移民档案管理工作先进经验做法,联合区档案局召开研讨会议,精准施策,分类管理,为建成数字化移民档案奠定坚实基础。二是档薄收集“全覆盖”。在移民搬迁之前,组织人员对庄里水库淹没区范围内的房屋原貌、基础设施进行集中拍摄留档。在移民搬迁安置开始后,明确专人对移民搬迁安置工作进行跟踪拍摄,留存了丰富完整的影像资料。坚持人人参与,在单位内部形成“人人都是档案收集员”的浓厚氛围,工作人员在开展移民工作的同时,拍摄并收集一手档案资料,做到应收尽收、全面收集。三是基础设备“全配套”。高标准建设了库区移民档案办公室、阅览室、档案库房三大功能区域,保障档案用房“三室分开”。按照档案管理规范原则,确保做到档案管理“十防”、三室分离要求,先后投入16.85万元,购置空调、密集架、去湿机、防盗门窗、灭火器材、温湿度计、防霉防虫药品、防爆灯、调档车等13项设施设备,打造可视化、全封闭、全留痕的移民档案管理平台。
二、“规范化”归档“双卷融合”。以移民档案数字化建设为着力点,实行纸质、电子双轨制,统筹“纸质卷宗、电子卷宗”两手抓两促进。一方面,在纸质卷宗归档上:坚持“以严把入口关为根本,规范制作为关键,便利使用为落脚点”的工作原则,将移民档案划分移民专户、图纸、工程、财务四类档案,做到分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐,全街道共整理移民7131卷,其中,专户档案6548卷,图纸档案194卷,工程档案183卷,财务档案206卷,实现了档案准确性和规范性。另一方面,在电子卷宗归档上:通过招投标的方式聘请第三方,并签订保密协议,组建档案数字化加工线,对移民专户档案、图纸档案、工程档案、财务档案进行数字化加要,建立健全电子档案数据库,共全文扫描档案269951页,工程施工图纸4189张,实现云端、移动硬盘等多方备份,为档案查阅、档案管理提供有力支撑和保障。
三、“智能化”应用“提升效能”。一是无纸办公减成本。为实现办公人员提高服务效率、降低管理成本,坚持档案数字化管理,通过计算机处理将纸质档案信息转化为机器可读档案,节省档案的存储空间,查阅档案变得极为快捷方便,真正实现无纸化,大大提高工作效率。二是便捷查询提效率。档案管理数字化为移民群众查阅档案资料节省大量时间,由原来的15分钟缩短至1分钟,为查档群众提供更便捷、更高效的档案服务。三是安全管理促保护。将纸质文件转化为数字文件后,可用电子档案查阅或打印,大大减少原始档案调阅及复印次数,进一步延长原始档案寿命,档案原件保管更加安全。同时配备政治素养高、工作作风硬的2名专职档案管理员,建立健全档案安全管理《档案鉴定销毁》等七项规章制度,落实档案安全管理责任,新购置电脑1台,安装摄像头2个,形成了人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防护体系,实现了移民档案管理制度化、规范化。
编 辑:李 凡 审 核:李 忠